ללמוד מניסיונם של אחרים
בעלי עסקים רבים רואים בהוצאה על משרד רואי חשבון עניין הכרחי שנדרש לצורך דיווח לרשויות המס ולא כעניין שהם היו בוחרים בו מרצונם החופשי לו הייתה להם האפשרות.
הסיבה לכך היא שרוב משרדי רואי החשבון הפועלים היום בגזרת העסקים הקטנים והבינוניים רואים בעצמם כמתווך בין נישום לרשויות מס ותו לא - משרדים אשר עיקר השירות שלהם הוא הקלדה של ניילונית החשבוניות ודיווח מיסים ללא מתן כל ערך מוסף חשבונאי או עסקי מעבר לכך.
שיטה זו מביאה את רוב בעלי החברות הקטנות והבינוניות למצב אבסורדי בו הם גם משלמים ממיטב כספם להנהלת חשבונות חיצונית וגם נדרשים לנהל אצלם בעסק מערכת רישומית מקבילה באקסל או תוכנה קטנה אחרת על מנת לעקוב אחרי התשלומים לספקים,החשבוניות ותזרים המזומנים.
בעלי עסק שמבזבזים זמן על הקלדה עצמית באמצעים פרמיטיבים נתונים לנחיתות עסקית משמעותית מול מתחרים שעובדים נכון.
לרוב בעלי העסקים אין מטבע הדברים ידע חשבונאי רחב מספיק, תוכנות מקצועיות משוכללות והרבה זמן פנוי כדי לנהל את העסק גם מבחינה פיננסית במקביל לניהול היומיומי.
כשחוליית הנהלת החשבונות חלשה חשבוניות רבות הולכות לאיבוד בדרך, משלמים יותר מידי מיסים, מתנהלים בכאוס תזרימי ובעיקר חסרים נתונים ברורים המראים אונליין לבעל העסק מה מצבו בגזרת הרווח והחובות הפתוחים והאם הוא יכול להרשות לעצמו להעסיק עוד עובד ולהתרחב או שעדיף להמתין.
כאשר לבעל החברה אין נתונים חד משמעיים מדוייקים ונכונים המצביעים על ביצועי העסק בכל רגע נתון אין לו יכולת אמיתית לקבל החלטות נכונות ומושכלות ברגע האמת כדי להצעיד את העסק קדימה ולהגיב לבעיות מיד כאשר אלו צצות. ניהול עסק לא יכול להעשות לאורך זמן מתוך "אינטואיציה" או תחושות בטן. בטח לא כשהתחרות בשוק כה עזה והרווחיות כל הזמן נשחקת.
ובכלל, כשבעל עסק עסוק כל היום בניירת משרדית, חשבוניות, מחירונים, כתיבת שיקים ומענה לטלפון הוא מפספס את עיקר תפקידו כמנכ"ל החברה - ניהול ליבת העסק, שיווק, יצירת קשרים וקבלת החלטות מסחריות.
הרבה בעלי עסקים לא מבינים כלל מה ההבדל בין רווח והפסד לתזרים מזומנים ותוהים באופן תמידי כיצד יתכן שרווח בעסק מותיר אותם עם מינוס קבוע בבנק, או להפך, כיצד יתכן שהם מפסידים ועדיין מושכים כסף הביתה. חוסר הבנה זה מביא אותם לגלות תוך כמה שנים שהם שקועים בחובות עד הצוואר, מוגבלים בבנק או בדרך לפשיטת רגל.
בעלי עסקים אחרים יודעים שהעסק אינו רווחי כל כך אך ללא דו"ח רווח והפסד מנותח ומפורט מאוד שניתן מידי חודש הם לעולם לא יצליחו לגלות מה גורם בדיוק להפסד ולשפר את הנקודה הספציפית הזאת בזמן אמת לפני שעברו כמה חודשים וההפסד הפך לבעיה תזרימית אמיתית שקשה להיחלץ ממנה. ולפעמים חברות רווחיות ומוצלחות מוצאות את עצמן פתאום מוגבלות בבנק וללא אשראי בגלל תזמון שגוי של שיקים.
במקרים מסויימים בעלי עסקים מתייאשים ממשרד רואי החשבון החיצוני ומשלמים בנוסף למנהלת חשבונות פנימית בחצי משרה או נותנים את עניין החשבוניות והאקסלים לבן הזוג או לשכיר אחר בחברה אך גם במקרה זה לבעל העסק אין את הכלים לבדוק אם הללו עושים עבודה נכונה ואיכותית ובכל מקרה בן זוג או מנהל חשבונות לא יכולים להחליף עין מיומנת ועתירת ניסיון של רואה חשבון בעל אוריינטציה עסקית ומסחרית חזקה שמכיר היטב את השוק ומעורה בו מרמת הבנקים ועד רמת הספקים והמתחרים.
מה אם כן הפתרון?
הפתרון האידאלי, וכך עובדות כל החברות הגדולות ללא יוצא מהכלל, הוא הקמת מחלקת כספים בעסק עצמו המורכבת ממנהל חשבונות המקליד את כל החשבוניות, תנועות הבנק, כרטיסי האשראי, הצ'קים והמחירונים למחשב מידי יום ומבצע מהספקים גביה של כל החשבוניות והזיכויים למע"מ. עליו ועל טיב עבודתו מפקח סמנכ"ל כספים או חשב שהינו רואה חשבון בהשכלתו ומעבר לכך עיסוקו העיקרי הוא לנתח את המידע ולהגיש אותו יחד עם מסקנות ואלטרנטיבות למנכ"ל החברה על מנת שהלה יוכל לקבל על בסיס מידע זה החלטות מסחריות נכונות.
הבעיה היחידה בפתרון האידיאלי הזה הוא שמדובר בפתרון יקר מאוד. רואה חשבון שכיר בעסק יעלה בין 15-25 אלפי ש"ח לחודש ומנהלת חשבונות איכותית ומקצועית תעלה כ7-9 אלפי ש"ח. אלו לא סכומים שבעלי עסקים קטנים ובינוניים יכולים להרשות לעצמם להוציא.
שירותי מחלקת כספים דרך משרד רואי החשבון החיצוני
כאן בדיוק ועבור עסקים אלו נכנסים לתמונה משרדי רואי החשבון מהדור החדש אשר מעניקים לעסקים וחברות שירותים חשבונאים, פיננסים ועסקיים משולבים.
מצד אחד מדובר במשרד רואי חשבון לכל דבר ועניין הנותן שירותי הנהלת חשבונות, משכורות מיסים ודו"ח שנתי ומצד שני היקף השירותים הניתן על ידי המשרד רחב מאוד. ממש כמו מחלקת כספים בחברה גדולה. השירותים שניתנים רחבים ומקיפים :
בדיקה כי כל הסכומים שנסלקו בכרטיסי האשראי נכנסו במלואם לחשבון העסק והעמלה שנגבתה על הסליקה היא העמלה המוסכמת.
ניהול תזרים מזומנים יומי והפקה מסודרת של שיקים לספקים אחרי גביית כל החשבוניות למע"מ, בדיקת המחירון לפיו העסק חוייב וקבלת כל הזיכויים.
הוצאת חשבוניות ממוחשבות ללקוחות ושירותי גביה.
דו"ח רווח והפסד מפורט ומנותח באקסל למייל וישיבה חודשית עם בעלי החברה על הנתונים.
מתן יעוץ עסקי שוטף ויצוג העסק מול גופים בנקאיים לצורך הוזלת עמלות בנק ואשראי וריבית על הלוואות
תכנון מס עם היד על הדופק ובדיקת הצורך מידי רבעון בעדכון המקדמות על מנת שלא יווצרו תשלומי מיסים מנופחים בסוף השנה.
משרד רואי חשבון בעל אוריינטציה עסקית חזקה ינצל את גודל המשרד והיותו חשוף למחירונים רבים על מנת לחבר את לקוחותיו לספקים ובנקים מתאימים וליצור עבורם ערך מוסף עסקי וחשבונאי גם יחד.
בסופו של דבר ואחרי הכל רואה חשבון צריך להעניק לעסק גב חזק, רחב, מקצועי, עסקי ונגיש.
בשיטת עבודה זו בעל העסק מקבל במחיר הריטיינר החודשי ערך מוסף משמעותי - שירות מקיף וכולל ובעיקר טיפול מקצועי, חלק, וזמין. בעל עסק כזה יוכל להתפנות לטיפול ופיתוח עסקיים עם כלים טובים משמעותית שיתנו לו יתרון יחסי חזק וגם הרבה שקט וביטחון לצמוח קדימה.
TheBookeepers הינו משרד בוטיק לראיית חשבון היושב בלב תל אביב ונותן לעסקים וחברות קטנות ובינוניות טיפול עסקי, פיננסי, חשבונאי ומיסויי שלם ונגיש יחד עם השירותים הרגילים של הנהלת חשבונות ודו"חות מס בחבילה אחת ובאותו תעריף המשולם על ידי העסק היום למשרד רואי חשבון מהדור הישן.
שנת המס 2017 עומדת בפתח. איזו שנה זו תהיה לעסק שלכם? בואו להכיר אותנו
